Der er mange virksomheder i tegn & grafik branchen i øjeblikket bruger Microsoft Excel til citerer og sporing af arbejdspladser. Du kunne faktisk være en af dem. Under visse omstændigheder bruge Excel til at håndtere disse opgaver kunne være en passende måde at håndtere shop management. Men hvordan kan du vide, hvornår det er tid til at kigge efter prissætning, job sporing og en bedre softwareløsning? Hvad bør du kigge efter, når du tager denne næste skridt?
Hvornår er Excel tilstrækkelig?
Virksomheder med et lille antal mennesker, hvor kun 1 person skøn, producerer meget få citater dagligt, med lidt at ingen re-ordrer, og sælger et lille antal produkter med få muligheder, kan fine ved hjælp af Excel som en shop management system. Så længe disse selskaber ikke oplever hurtig vækst og/eller arbejde flow vanskeligheder, Excel tilbyder dem et stort afkast af investeringen. Men når en eller flere af disse variabler ændrer behovet for en bedre løsning øger.
Hvornår er Excel utilstrækkelige?
Excel bliver utilstrækkelig, når butikker oplever:
Virksomhedens vækst (internt og eksternt)
Prissætning uoverensstemmelser
Kopiere post
Manglende evne til at citere arbejdspladser hurtigt
Manglende integration mellem ledelse, marketing, & estimering værktøjer
Disse er ofte butikker, der er på udkig efter en måde at:
Spare tid og øge fortjenesten
Se hvor jobs er i produktion
Let uddanne andre til at vurdere
Ved, at omkostningerne ved en opgave
Styring af omkostninger og ophold konkurrencedygtig
Effektivt målmarked
Let eksportere til regnskabs-software
Er jeg klar nu?
Nøglen til en effektiv business management ændring, som inkorporerer en integreret softwareløsning, er at identificere det rigtige tidspunkt til at skifte. I en artikel jeg læste for nylig kaldt “Estimering Software giver højere overskud”, forfatteren talte om en butiksejer, som citerede alle hans job, bruger et Excel de udviklet i hus. På grund af denne behov virksomhedens vækst og et stærkt for en nøjagtig repræsentation af deres driftsomkostninger, selskabet besluttede at skifte og få en estimering system-software. Hvorfor, du måske spørge? Ejeren sagde “Da vi mistede vores tre største kunder ved at hæve priserne, det virkelig åbnet vores øjne.”
Forståelse gennem forskning
Forsøger at forstå fordelene ved estimering/business management software er ikke en let opgave. Som du kan se i den ovenstående situation er det ikke altid klart, når din virksomhed er klar til at begynde at søge efter et shop management system. En ting er klart selv, starter denne søgning tidligt vil hjælpe dig undgå smerten ved at miste kunder, overskud og måske endda et par hårstrå.
At vælge en estimering/business management løsning kræver eksterne og interne grundforskning. Du skal undersøge, hvilken software der er tilgængelig og hvordan denne software vil passe dine behov og gavne din shop. Jeg er kommet op med en kort liste over vigtige punkter at bemærke, når du er klar til at købe en shop estimering/management system.
Hvad bør du kigge efter?
Først, Tænk på de mange ting du gerne vil have et system til at gøre. Leder du efter et integreret system til at spore kunder, ordrer, og vurdere data i én pakke? Leder du efter et program til at hjælpe med at øge din marketing og management kapaciteter? Eller er du bare på udkig efter et system, der fungerer som en vurdering lommeregner? Uanset hvad du leder efter i en softwarepakke taler med software konsulenter, som Cyrious Software, kan hjælpe dig med at klarlægge dine behov og give dig en forståelse af de tilgængelige værktøjer og hvad de vil gøre for dig.
For det andet sikre, at du ser på software, der er designet specielt til at passe din branche. En generisk program som Excel kan gøre nogle af de ting, der er nødvendige for at køre din virksomhed, men en industri specifikke shop management system som Cyrious Software vil være mere nyttige i det lange løb. Industri specifik software er mere værdifuld for din virksomhed, ikke kun på grund af de værktøjer, det giver, men også fordi uddannelse og support personale tilgængelig til at behandle din virksomheds behov og erhvervsmiljø, er allerede fortrolig med din branche.
For det tredje gør sikker på du forstår, hvad det vil tage for at gennemføre systemet. Nogle systemer kan være opsætning af dig, andre kræver mere tid og hjælp udefra. Dette betyder, at se på det og få en fornemmelse for softwaren, få trænet og derefter finjustere det for en gnidningsløs overgang. God softwarevirksomheder bør have en stor implementering team samt en stor teknisk support personale. Disse mennesker vil hjælpe dig med at få programmet op og kører hurtigt og gnidningsløst. Også, softwaren bør udformes, så det er nemt for dig at tilpasse alle tænkelige. Hvis du ikke kan tilpasse software til at passe din shop, skulle du købe den. Cyrious Software har shop management software, der er tilstrækkeligt fleksible til at tillade dig at tilpasse systemet til at matche din virksomheds specifikationer uanset hvor mange forskellige produktlinjer du bære.
Det vigtigste krav af enhver softwaresystem er brugervenlighed. De fleste butikker vi taler med har mere arbejde, end de er i stand til at håndtere. Dette betyder, at butikker ikke kan råd til en langsom ned på grund af en kompliceret softwaresystem. “Et par klik, og det er det!” Du skal sørge for fordelene og funktioner i programmet sparer tid. Hvis softwaren ikke sparer du tid, det er absolut ikke spare dig penge, derfor er ikke tilføjer nogen værdi til din virksomhed.
Koste, er det et problem?
En ting du ikke bør gøre når du søger efter en softwareløsning er fokus udelukkende på udgifterne til systemet. Sørg for at se på livscyklus omkostninger herunder support og Sammenlign det med omkostningerne ved ikke at foretage en ændring. Med estimering/management software får du virkelig hvad du betaler for. Husk en god software-system er et aktiv for din virksomhed. Den mere tilpasselig softwaren, jo mere værdifulde systemet er til din virksomhed. Siden vil du løbende spare timer ville en dag, fokuserer helt på de indledende udgifter være en fejltagelse. Du bør basere din investering på den samlede pakke: softwarefunktioner, ydeevne, teknisk support, der tilbydes, tid og penge, der spares.
Uanset om du er en lille butik stadig estimering manuelt eller en større butik tilbageholdende med at opgradere fra din “afprøvede og sande” system, kapaciteter af estimering/business management software, ligesom Cyrious Software, er værd en undersøgelse.
